Jesteś tutaj

3 proste kroki jak przyspieszyć tworzenie prezentacji PowerPoint

Prowadząc szkolenia z tworzenia skutecznych slajdów jednym z najczęstszych oczekiwań jest przyspieszenie pracy z PowerPoint. Gdy pytam ludzi na szkoleniach, co jest ich największym wyzwaniem przy pracy z prezentacjami, to najczęstszą odpowiedzią jest „jak przyspieszyć pracę z PowerPoint”. Prezentacje są robione w natłoku innych zadań, a termin na wczoraj jest powszechny. Jest na to kilka sposobów. Dzisiaj podzielę się z Wami trzema prostymi krokami do szybszego tworzenia prezentacji

1.Stosowanie skrótów klawiszowych

Używanie skrótów klawiszowych przyspiesza często powtarzane czynności. Jest to dużo szybsze niż korzystanie z myszki.

Polecam kilka z moich ulubionych:

  • Ctrl+A zaznaczanie wszystkich elementów na slajdzie
  • Ctrl+Shift+G grupowanie wybranych elementów w polskiej wersji językowej (np. Jeśli chcesz je tak samo powiększyć lub przesunąć razem).
  • Ctrl+Z by cofnąć poprzednią czynność, a Ctrl+Y by ją ponownie wykonać.
  • Ctrl+Shift+C, Ctrl+Shift+V by skopiować i wkleić styl graficzny obiektu (malarz formatu). Na przykład gdy chcesz skopiować kolor i rozmiar tekstu lub kolor wypełnienia obiektu.
  • Ctrl+S by szybko zapisać dokument lub F12 by zapisać jako. Nigdy za dużo zapisywania. Na pewno nie zapomnisz o tym, jak następnym razem Twój komputer padnie ;)
  • Ctrl+[ lub ] by pomniejszyć lub powiększyć wybrany tekst. Świetne jest to, że działa też na tabelkach i wykresach!
  • F2 wpisz tekst w kształt

Dla wszystkich, którzy pracują na laptopie i nie używają myszki, proponowałabym się z nią jednak zaprzyjaźnić. Czasami ciężko jest przesunąć niektóre elementy inaczej niż klikając w strzałkę 48 razy ;) lub powiększyć proporcjonalnie trzymając Ctrl+Shift+Alt i jeszcze jeżdżąc po touch padzie.

2.Biblioteka slajdów

Kolejną rzeczą, która dobrze mi  się sprawdza w przyspieszaniu pracy z PowerPoint, to stworzenie tzw. slide-decku, czyli biblioteki slajdów.

Za każdym razem gdy stworzę nowy kształt czy diagram, wrzucam go do oddzielnego pliku, mojej podręcznej biblioteki slajdów. Projektując nową prezentację nie muszę za każdym razem tworzyć od zera takich samych kształtów, albo przeszukiwać 20 ostatnich prezentacji, żeby znaleźć fragment, który jest mi potrzebny. Otwieram po prostu moją bibliotekę i korzystam. Wierzcie mi to naprawdę przyspiesza pracę.

Żebyście nie musieli tworzyć od zera własnej biblioteki, na początek możecie skorzystać z fragmentu mojej, którą możecie darmowo ściągnąć tu:

Kreatywna biblioteka slajdów - edytowalne diagramy i ikonki PPT

Znajdziecie tam diagramy w stylu płaskim i odręcznym scribble oraz trochę ikonek. Możecie korzystać w prywatnych i firmowych prezentacjach.

3.Stosowanie SmartArtów

Aby szybko przedstawić graficznie jakiś koncept nieraz korzystam z narzędzia SmartArt. Po wyborze odpowiedniego typu dostosowuję go tak, by nie wyglądał jak typowa PowerPointowa grafika, a raczej jak nowoczesny zindywidualizowany diagram.  

Aby skrócić czas tworzenia SmartArtu proponuję zamiast opcji wstawienia SmartArt i następnie wpisywania tekstów skorzystać z alternatywnego sposobu.

Wystarczy, że tekst, który macie na slajdzie będzie w formie wypunktowania. W Narzędziach głównych trzeba kliknąć na Konwertuj na grafikę SmartArt i automatycznie tekst zmieni się na diagram. Pojawi się okienko w którym możecie wybrać  typ  grafiki, który odpowiada logicznie Waszej treści.

Tak powstały diagram można jeszcze dostosować, by wyglądał bardziej nowocześnie i unikalnie. Na szkoleniu Tworzenie profesjonalnych i atrakcyjnych wizualnie prezentacji biznesowych pokazujemy jak zrobić to szybko i efektowanie.

Na szkoleniu można zdobyć jeszcze wiele dodatkowych umiejętności poza przyspieszeniem pracy, dowiedzieć się jakie są obecnie trendy, jak stworzyć atrakcyjny układ na slajdzie i jak ciekawie przedstawiać dane liczbowe.

Masz jakieś pytania? Chętnie pomogę. Zapraszam do kontaktu lub  na szkolenie warsztatowe.

 

Autor:
Izabela Zvirinska - ekspert od identyfikacji wizualnej, trener Slide Design