Na przestrzeni ostatnich lat wyraźnie widać, że zawód asystentki ewoluuje. Ale są też takie kompetencje, które są i zawsze będą wymagane od osób pracujących w tym zawodzie.
Organizacja czynności biurowych
Ważną umiejętnością w sekretariacie jest organizacja czynności biurowych, a do ich wykonywania niezbędna jest doskonała organizacja pracy i czasu. Ogólnie rzecz ujmując, czynności biurowe w sekretariacie można podzielić na trzy grupy:
● czynności rutynowe, które wykonuje się codziennie o określonych porach dnia – przyjmowanie, ewidencjonowanie, rozdzielanie, wysyłanie korespondencji, ustalanie na bieżąco kalendarza przełożonego, rozmowy telefoniczne;
● czynności okresowe – raz w tygodniu, raz w miesiącu, kilka razy do roku, raz w roku, takie jak: zamówienia na artykuły biurowe, archiwizacja dokumentów, przygotowywanie raportów, zestawień, analiz, protokołów z zebrań, wysyłanie życzeń, prezentów, organizacja spotkań, zebrań, szkoleń, konferencji;
● czynności nieoczekiwane, które nie należą do obowiązków sekretariatu, ale muszą być wykonane, ponieważ wynikają z bieżącej sytuacji firmy.
Czynności rutynowe wykonuje się zazwyczaj w określonych porach dnia, niestety nie zawsze da się zaplanować dokładnie, ile minut daną czynność będziemy wykonywać, bo trudno na przykład przewidzieć, ile rozmów telefonicznych wykonamy w ciągu dnia i ile czasu każda z nich będzie trwała.
Czynności okresowe muszą być zaplanowane i zapisane w terminarzu; jeżeli tego nie zrobimy, może się okazać, że nie zostaną wykonane we właściwym czasie.
Czynności nieoczekiwane to ostatnia grupa spraw zlecanych asystentkom. Wypadają zazwyczaj „ad hoc”, bez uprzedzenia i powodują sporo stresu, jeżeli mają zostać wykonane „na wczoraj”, a my nie wiemy, czy mamy wystarczające umiejętności do ich wykonania, bo zazwyczaj robimy je po raz pierwszy.
Efektywna organizacja pracy i czasu w sekretariacie
Sekretariat jest specyficznym miejscem pracy, dlatego to co sprawdza się na innych stanowiskach, może być kompletnie nieprzydatne asystentce. Są jednak podstawowe techniki i narzędzia, które warto wykorzystać, aby sobie pomóc w codziennej walce z presją czasu i ogromem obowiązków. Warto je stosować chociażby po to, aby nic nie umknęło naszej pamięci, dzięki temu będziemy rzetelnie wywiązywać się ze swoich obowiązków, a wartością dodaną będzie mniej konfliktów z szefem i współpracownikami.
Współpraca z szefem, czyli w co gramy
Asystentka stanowi zespół ze swoim szefem – to określenie banalne i powtarzane do znudzenia, ale stosować je potrafi w praktyce niewielu szefów i niewiele asystentek– on gra z nią w szachy, a ona z nim w warcaby, a są przekonani oboje, że grają wspólnie w to samo. On wydaje niejasne i nieprecyzyjne polecenia, ona uważa, że powinna wiedzieć i rozumieć co szef mówi, bo jak szef mówi, to wie co mówi... No i zaczyna się domyślanie.
Skąd szef ma wiedzieć, że czegoś nie rozumiemy, skoro nie pytamy?
To, jak współpraca między asystentką a przełożonym przebiega, zależy od nich obojga. Jeżeli asystentka będzie się obawiała swojego szefa, będzie unikała zadawania pytań, precyzowania poleceń, nie może we właściwy sposób wykonywać swoich obowiązków, ciągle będzie zestresowana i podenerwowana, niepewna siebie i tego co robi. Szef po pewnym czasie nie będzie jej traktował jak partnera w pracy.
Z drugiej strony, jeżeli szef będzie oczekiwał od swojej asystentki, że będzie umiała czytać w jego myślach (a to nie tak rzadko się zdarza), nie osiągnie zamierzonego efektu, czyli właściwie wykonanego zadania lub wykonania go w ogóle. Może też przez takie zachowanie stracić wartościową i kompetentną asystentkę.
Przykład 1
Jedna z asystentek zarządu pewnej firmy miała zorganizować wyjazd strategiczny dla 5-osobowego zarządu firmy. Wyjazd miał się odbyć w szczycie sezonu narciarskiego w Alpach. Szef rzucił jej, wychodząc pospiesznie na spotkanie, obcojęzyczną nazwę kurortu, do którego mieli jechać. Ta wpisała nazwę w wyszukiwarkę, ale miejscowość, którą jej Google „wyrzuciło”, była niedokładnie taka sama, ale to też kurort w Alpach, więc uznała, że to musi być to. Efekt był taki, że zarząd pojechał do Francji, a wszystkie rezerwacje były na Włochy. Z racji szczytu sezonu i późnego dotarcia na miejsce samochodami – nie mieli noclegu... Asystentka mimo wątpliwości bała się zapytać szefa o dokładną nazwę miejsca, do którego mają się udać. Skutek – została zwolniona z pracy.
Samodzielność na stanowisku asystenckim jest dość specyficzna i ograniczona zadaniami przełożonego. Jeżeli razem nie wypracują zasad współpracy, dochodzi do wielu niepotrzebnych nieporozumień i konfliktów. Ale można w tym miejscu zadać pytanie „co należy ustalić?” Wszystko, co może powodować niejasności, co budzi wątpliwości. Asystentka i szef pracują razem dość intensywnie i w ciągłym kontakcie, dlatego nawet najdrobniejsze sprawy powinny być ustalone, a wzajemne oczekiwania głośno wyartykułowane. Nie ma głupich lub niepotrzebnych pytań.
Przykładem sprawy do ustalenia może być proponowanie kawy gościowi – kto ma to robić – asystentka czy szef? Niby banalne, a jednak wiele asystentek ma z tym kłopot. Oczywiście, są pewne zasady, choćby wynikające z etykiety biznesowej, ale szef może mieć swoje oczekiwania. Warto więc ustalić wcześniej te zasady, a w trakcie pracy można je traktować elastycznie, ale raczej na zasadzie wyjątku, a nie reguły. I zawsze o konieczności odejścia od zasady szef powinien swoją asystentkę powiadomić.
Przykład 2
Jedna z asystentek uważała, że jej problemu z szefem nie da rozwiązać. Dość swobodnie angażował ją w zadania innych szefów firmy, mimo że każdy z nich również miał swoją asystentkę.
Alicja miała największy staż pracy wśród asystentek firmy, dość szybko i skutecznie wykonywała swoje obowiązki. Szefowie często zwracali się do niej o pomoc, argumentując, że ich asystentka jest powolna lub mało dokładna, lub jeszcze nigdy takiego zadania nie wykonywała, a im zależy na precyzji oraz szybkości wykonania i tylko ona może temu sprostać.
Szef Alicji zgadzał się, aby wykonywała pewne czynności za inne asystentki. Alicja miała coraz więcej obowiązków i nie „wyrabiała się” ze swoją pracą. Nigdy z szefem o tym nie rozmawiała. Wyszła bowiem z założenia, że przecież szef widzi, że koleżanki nic nie robią, a ona jest zawalona robotą. Gdyby chciał tę sytuację zmienić, to by to zrobił, więc rozmowa z nim nic nie da. Zasugerowałam, że może należy porozmawiać z szefem i wykazać, jak ta sytuacja rzutuje na pracę w całej firmie, jak to wpływa na jej obowiązki, a tym samym na prestiż jego stanowiska. Alicja po szkoleniu rozmawiała po raz pierwszy ze swoim szefem o tej sytuacji. Szef przeprowadził rozmowę z dyrektorami, którzy nadużywali czasu jego asystentki. Od tej pory, a minęło już kilka miesięcy, Alicja nie ma już problemu wykonywania zadań za koleżanki.
Aby łatwiej się pracowało
- „Co to ja miałam zrobić?” – każde zadanie, każdą czynność, której nie wykonujesz „od ręki”, zapisuj w kalendarzu. Zanotuj, do kiedy musisz ją wykonać. Korzystaj z elektronicznego kalendarza, będzie ci codziennie przypominał o zadaniach do wykonania w danym dniu.
- „Mam tylko dwie ręce!” – na pewno nie wszystkie zadania musisz wykonywać sama, zastanów się, które z nich możesz delegować innym lub zlecić firmie zewnętrznej, np. organizację podróży służbowych.
- „Co ja mam teraz zrobić?” – ustal ważność i pilność poszczególnych zadań, te pilne i ważne wykonuj od razu, resztę „w przerwach”. Mamy niestety skłonność do zajmowania się najpierw zadaniami, które lubimy, a to podstawowy błąd.
- „O co mu chodziło?” – jeżeli nie wiesz, jak wykonać zadanie, lub nie jesteś pewna czy masz je wykonać, po prostu zapytaj. Nic tak nie marnotrawi naszego czasu jak zastanawianie się nad tym, co „autor miał na myśli, wydając nam to polecenie”, lub „czy to konieczne, abym się tym zajmowała”.
- „Niezbędnik” – miej „pod ręką” narzędzia, segregatory, kontakty, z których korzystasz najczęściej, ułatwi ci to pracę i szybciej będziesz wykonywała poszczególne czynności.
- „Gdzie to może być?” – odkładaj wszystko na wcześniej ustalone miejsce. Bardzo dużo czasu tracimy na zastanawianie się „gdzie ja położyłam tę pieczątkę”, lub „gdzie mogą być te dokumenty?”. Szczególnej wagi nabiera to stwierdzenie, gdy pracujesz w dużym sekretariacie i dzielisz swoje stanowisko z innymi pracownikami.
- Ustal zasady współpracy i trzymaj się ich – wiele asystentek o tym zapomina lub nie wie, że tak można. Zapytaj szefa, czego oczekuje od ciebie jako swojej asystentki, powiedz czego ty oczekujesz (nie zapomnij, że ty też możesz mieć oczekiwania). Raz na jakiś czas weryfikujcie ustalone zasady.
- Notuj – rób notatki podczas rozmowy z przełożonym, abyś w każdej chwili mogła wrócić do wzajemnych ustaleń.
- Prowadź i uaktualniaj na bieżąco kalendarz szefa –to podstawowy obowiązek, asystentka musi na bieżąco wiedzieć, co, kiedy i gdzie jej przełożony będzie robił. Dobrze, żeby taki podgląd do kalendarza miał szef w swoim telefonie komórkowym i jego asystentka również – taki model świetnie się sprawdza w wielu firmach.
- Działaj skutecznie – poznaj zasady, jakimi kieruje się twój szef, dopasuj swój warsztat pracy do tych zasad.
- Bądź asertywna i pewna siebie – kiedy ustalisz zasady współpracy ze swoim szefem, będziesz wiedziała czego on od ciebie oczekuje, co możesz robić, a czego nie.
Doskonałym momentem czy pretekstem do uzgodnienia wzajemnych zasad jest powrót asystentki ze szkolenia. Zazwyczaj szefowie pytają, co się działo na szkoleniu, czego asystentka się nauczyła. Można to wykorzystać i spróbować pewne zasady ustalić, bo rzadko jest na to czas w normalnym toku pracy.
Autor: Agnieszka Korach
Artykuł został opublikowany w czasopiśmie "Sekretariat" oraz na portaldlasekretarek.pl