Przekazywanie informacji o degradacji, zmianie czy przesunięciu na niższe stanowisko, formalne zwalnianie pracowników, czy też wspieranie pracowników, którym zostały przekazane trudne czy negatywne dla nich wiadomości jest jednym z najtrudniejszych zadań zarządczych.
Zadania te leżą zarówno w obszarze odpowiedzialności menedżerskiej jak i działu HR. Rozmowom takim towarzyszy ogromny stres i silne emocje dla każdej ze stron. Jak rozmawiać/przekazać informację pracownikowi, którego znamy od lat, zwłaszcza, gdy osobiście nie mieliśmy zastrzeżeń do jego pracy? Jak zakomunikować/wyjaśnić decyzję, z którą być może nie do końca się zgadzamy? Jak wspierać osoby odchodzące, zwłaszcza te będące w wyjątkowo trudnej życiowej sytuacji (np. pracownicę, która sama utrzymuje dzieci, a w okolicy nie ma innego zakładu pracy?) Jak żyć potem wśród tych ludzi i w otoczeniu ich rodzin?
Nie ma „bezbolesnych” sposobów komunikowania trudnych decyzji i rozstawania się z pracownikami.
Wszystkie rozmowy związane z tym procesem, w tym wspieranie pracowników, którym już zakomunikowano zmiany, będą trudne. Kluczem do zminimalizowania stresu dla obydwu stron (zarówno przedstawicieli firmy: kierowników i pracowników działu HR, jak i pracowników) jest przygotowanie do tych spotkań, w tym przygotowanie na różne możliwe reakcje i emocje pracowników, ale także opracowanie zestawu rzetelnych informacji, które powinien otrzymać pracownik dotknięty zmianą/redukcją. Każdy z nas inaczej reaguje w sytuacji zmiany i dużego stresu, jednakże wiele typowych reakcji jesteśmy w stanie przewidzieć i przygotować się na nie, jak również na to, że każdy z pracowników, którego dotknęły zmiany będzie przechodził przez różne emocjonalne fazy zmiany. Równie ważnym elementem pozwalającym minimalizować niepewność, jaką budzi zmiana, jest zapewnienie wszystkich kluczowych w tym momencie dla pracownika informacji formalnych (zasady zmian/odejścia, termin ich wejścia w życie, odprawa, ubezpieczenie po zakończeniu stosunku pracy, wykorzystanie urlopu, wszelkie świadczenia dodatkowe etc.).
Dział HR do procesu restrukturyzacji i reorganizacji kadrowej powinien przygotować się tak samo jak bezpośredni przełożeni osób, których dotykają zmiany.
To właśnie do działu HR wrócą z pytaniami pracownicy, którzy w trakcie komunikacji, w emocjach często nie usłyszeli wszystkich informacji czy nie zadali pytań, które przyszły im do głowy po fakcie. Często, więc to dział HR będzie „ponownie” prowadził rozmowy komunikujące zmiany czy też zwalniające i to pracownicy tego działu będą musieli udzielić pracownikom kompetentnej informacji i wsparcia. W efekcie ich działania będą także zapobiegać ewentualnym konsekwencjom sądowym, a co za tym idzie poważnym kosztom i bezpośrednio wpływać na postrzeganie procesu przez pozostałych pracowników.
Szkolenia prowadzone przez Adriannę Filiks: