Niektórzy menedżerowie bardzo lubią termin zarządzanie czasem, być może dlatego, że daje on złudne poczucie wpływu na czas, na jego upływ. W rzeczywistości możemy czas pożytkować, lepiej lub gorzej (mówi się też spędzać), ale nie możemy nim kierować, zarządzać. To, czym możemy zarządzać to harmonogram obowiązków, kolejność wykonywania zadań, porządek spotkań itp.
Dosyć podobnie wygląda sprawa z zarządzaniem zmianą.
Żadna zmiana nie da się całkiem przewidzieć, a nawet te, które są dokładnie planowane, przynoszą wiele niespodzianek i nie zawsze dają się zarządzać. Często bywa tak, że w trakcie zmiany możemy mieć wpływ tylko na samych siebie, na swoją reakcję na wydarzenia, a więc także na przykre doznania i przeżycia, które zmiana w nas wywołuje. Podczas zmiany możemy zarządzać swoimi emocjami i to może uchronić nas przed nadmiernym stresem.
To, co dla większości ludzi jest najbardziej trudne w zmianie, to utrata tego co znane, stare i „przyzwyczajone”, ponieważ „przyzwyczajenie jest drugą naturą człowieka”. Z tego właśnie powodu często tkwimy przy starych rozwiązaniach, mimo że nowe byłyby dla nas dużo korzystniejsze (o czym teoretycznie doskonale wiemy). Strach przed utratą znanego i strach przed nieznanym są dwiema stronami tego samego medalu. Każda zmiana to ryzyko nowości z jednej strony i pewnik przykrości rozstania z drugiej. Co dziwne, przeważnie przykre jest także rozstanie z tym, co nam szkodzi. Kto nie wierzy, niech przypomni sobie jak trudne może być rozstawanie się z nałogiem palenia papierosów (u siebie lub kogoś znajomego) lub z człowiekiem, którego się nie lubi, ale długo z nim przebywa.
Siła przyzwyczajenia jest u nas ludzi tak duża, że utrata czegoś lub kogoś ważnego może spowodować długotrwałe poczucie straty i uczucie żalu. Aby poradzić sobie z tak dużą utratą bez szkodliwych skutków ubocznych, nie ma innego wyjścia, jak pozwolić sobie przejść proces żałoby, czyli: „odpłakać” stratę, pożegnać się z tym, co stracone i pogodzić się z utratą. Często oprócz przyzwyczajenia wiążą nas z tym, co utraciliśmy silne uczucia, a wówczas proces żałoby jest dłuższy i głębszy. Często złościmy się z powodu straty, często odczuwamy smutek. I to wszystko jest jak najbardziej naturalne i w sposób naturalny przemija. I co bardzo ważne – stare musi odejść, aby mogło przyjść nowe. Proces żałoby jest „robieniem miejsca” na nowe, otwieraniem się na przyszłość.
Jak zarządzać swoimi emocjami, aby nie cierpieć z powodu stresu w trakcie zmiany?
Oprócz wielu bardzo pomocnych technik relaksacyjnych jest kilka głównych zasad pracy, które zawsze mogą być skuteczne w ochronie naszych emocji przed nadmiernym stresem. Pierwsza i podstawowa zasada, to maksymalna koncentracja uwagi na tym, co akurat robimy z jednoczesną koncentracją uwagi na sobie – na swoich wrażeniach i odczuciach związanych bieżącym działaniem. Jest to stan, który pozwala bardzo dobrze zapamiętać to, co robimy i chroni nas przed wypieraniem emocji, które się w nas pojawiają. Wypieranie emocji, jak powszechnie wiadomo, zawsze przynosi odroczony efekt – nie odczuwamy stresu w trakcie działania, ale po jego zakończeniu. Natomiast gdy mija mobilizacja organizmu związana z działaniem, pojawiają się różne dolegliwości fizyczne lub psychiczne (które mogą się również przerodzić w tzw. choroby psychosomatyczne). Sztuka koncentracji uwagi jednocześnie na działaniu i na sobie jest stosunkowo trudna, choć wiele osób słysząc o niej pierwszy raz stwierdza, że już to umie, że stosuje od dawna, choć tak tego nie nazywa. I pewnie czasami może to być prawdą, ale przeważnie jest złudzeniem, o czym świadczy chaos emocjonalny ludzi, którzy tak mówią. Aby nauczyć się w/w sztuki koncentracji trzeba najpierw nabyć oddzielnie umiejętność samoobserwacji (introspekcji) i umiejętność obserwacji otoczenia. A nie ma wielu szkół, które tego uczą. Koncentracja uwagi, umiejętność wchodzenia w „stan obserwatora” jest także tym, co pozwala człowiekowi utrzymywać wewnętrzny dystans wobec wydarzeń, a dzięki temu pozwala mu skuteczniej działać, ponieważ poszerza jego percepcję i możliwości wyboru, dzięki wyciszeniu emocji i napięciu uwagi. W „oku cyklonu zmiany” jest spokój i cisza. Bardzo wskazane jest, aby Twój i mój umysł był w takim oku.
Następne zasady „higienicznej pracy” dotyczą zapobiegania sytuacjom wywołującym emocje. Druga zasada to ustalenie hierarchii celów i dokładna organizacja pracy wg tej hierarchii. Brzmi to być może banalnie i wydaje się oczywiste, ale bardzo często o tym zapominamy, zbytnio ufając naszym umiejętnościom improwizacji. Tymczasem od dawna wiadomo, że skutecznie przeprowadzony projekt to taki, w którym przygotowania zajmują 75% czasu, a samo wykonanie pozostałe 25%. Źle przygotowane projekty zawsze grzęzną na manowcach, ponieważ osoby kierujące nimi gubią ścieżki krytyczne, tracą z oczu ważność i kolejność zadań i celów, a w efekcie tracą dużo więcej czasu niż zużyliby go na solidne przemyślenie, zaplanowanie i przygotowanie.
Trzecia „antystresowa zasada pracy” to przygotowanie się na zdarzenia losowe, nieprzewidywalne, czyli posiadanie planu awaryjnego i zapasowych zasobów, „części zapasowych”. Jak wiadomo, problem ze zmianami polega także na tym, że podczas zmiany prawie wszędzie czają się prawa Murphy’ego, czyli losowość, przypadkowość (lub tzw. „złośliwość losu”). Losowość po prostu musi dać znać o sobie, kiedy wykonujemy wiele nowych, do tej pory nieznanych nam czynności i nie ma na to innej rady niż ta, jak o tym wiedzieć i maksymalnie zabezpieczyć się przed nią. Losowość jest największym pożeraczem czasu w każdej pracy, w każdym projekcie, a szczególnie tam, gdzie dokonują się duże zmiany. Losowość budzi w nas silne emocje – z jednej strony strach, gdy ryzykujemy coś dla nas ważnego, a z drugiej strony ekscytację, gdy uprawiamy hazard lub choćby tylko oglądamy mecz czy podobne zawody. Losowością zarządzać się nie da, ale można ją omijać. A ten skutecznie omija przypadki, kto jest dobrze przygotowany, uważny w działaniu i ma rezerwy.
Odporne na zmiany przyzwyczajenia ograbiają nas z lepszej przyszłości. Nawyki w myśleniu, przeżywaniu i działaniu ograniczają naszą percepcję i nasze możliwości. To jest jak z tą anegdotą: „Wszyscy od lat mówili, że nie można tego zrobić, że to niemożliwe. Ale przyszedł taki jeden, który o tym nie wiedział i zrobił to.”
Stres jest nieodłącznym składnikiem życia.
To nacisk, presja, którą wywiera na nas czas i inne wymagania. W dużym stopniu to od nas zależy jak przyjmiemy ten nacisk, jak poradzimy sobie ze stresem, czy będzie on dla nas twórczy, czy szkodliwy. Bez stresu nic byśmy nie osiągnęli, ale musimy też uważać, żeby jego nadmiar nam nie zaszkodził. Stres jako taki nie za bardzo daje się zarządzać, ale możemy zarządzać sobą, swoim umysłem i swoimi emocjami, kiedy doświadczamy stresujących sytuacji i to może nas uchronić przed szkodliwymi skutkami stresu. A przyda się również przy zbieraniu pożytecznych jego skutków.