Jesteś tutaj

Dokumentacja sprawozdawcza w firmie/instytucji. Protokoły, notatki, agendy, sprawozdania. Warsztaty.

Dokumentacja sprawozdawcza w firmie/instytucji. Protokoły, notatki, agendy, sprawozdania. Warsztaty.

Dla kogo

Szkolenie skierowane jest do Asystentek/Asystentów, którzy rozpoczynają pracę z osobą na stanowisku Prezesa/Dyrektora lub mają  nieduże doświadczenie zawodowe w tym obszarze szkoleniowym.

Podczas szkolenia poruszone zostaną kluczowe kwestie dot. sporządzania dokumentacji sprawozdaczej, która jest nie tylką ilustracją działań różnych organów firmy, ale także umożliwia działania administracyjne wobec firmy np. rejestracja w KRS.

Co zyskujesz uczestnicząc w szkoleniu?

  • dowiesz się jak ważną rolę pełnią tego rodzaju dokumenty i jak je sporządzać, aby zapewnić poczucie bezpieczeństwa i  komfortu pracy własnej oraz osoby zarządzającej
  • nabierzesz przekonania, że rozpoznawanie dokumentów pozwoli  efektywniej wykorzystywać czas
  • przećwiczysz przygotowywanie najczęściej występujących typów dokumentów sprawozdawczych
  • dowiesz się jak dbać o wiarygodność takich dokumentów
  • nauczysz się sporządzać notatki ze spotkań
  • dowiesz się jak zaznaczać rangę osób i wydarzeń umieszczanych w takich dokumentach
  • nauczysz się przygotowywać agendę zebrania, załączniki
  • dowiesz się jak zasygnalizować głos złożony do protokołu

Rola i znaczenie dokumentów sprawozdawczych

  • pozwalają na kontynuacje: rozmów, działań, planów
  • określają sposóby realizacji zadań oraz pomagają w ustaleniu odpowiedzialności konkretnych osób
  • stanowią podstawę do oceny stopnia realizacji zadań, terminów
  • pozwalają ocenić działania oraz przydatność określonych osób do niektórych działań.

Umiejętność rozróżniania rodzajów i form dokumentów

  • stosowanie odpowiedniego rodzaju dokumentu w zależności od zaleceń zwierzchników oraz odzwierciedlanej sytuacji
  • sporządzanie protokołu pełnego wówczas, gdy wszystkie wypowiedzi i decyzje są jednakowo istotne
  • opracowanie protokołu skróconego gdy istotne są pewne szczegóły np. wybór osób i wyniki głosowania
  • napisanie wyciągu z protokołu wówczas, gdy ważna jest relacja w obrębie jednego punktu zebrania
  • stosowanie notatek służbowych(memo) do bieżącej wymiany informacji wewnątrz firmy.
  • sporządzanie sprawozdań z działalności organów np. zarządu

Wybór rodzaju dokumentu oraz jego konstrukcja 

  • analiza sytuacji oraz poleceń zwierzchnika w zakresie stopnia szczegółowości dokumentu
  • ustalenie elementów wstępnych dokumentu: nazwa, data i miejsce sporządzenia ew. lista obecności, porządek obrad
  • ujęcie części głównej w wypowiedzi przypisane poszczególnym mówcom
  • zamieszczenie wniosków i uchwał na końcu części głównej lub (co częściej się zdarza) jako oddzielnych dokumentów w załącznikach
  • umieszczenie zdania „na tym zebranie zakończono” po ostatnim zdaniu relacji z przebiegu obrad
  • podpisy osób odpowiedzialnych za treść protokołu (notatki)
  • umieszczenie informacji o załącznikach

Zasady redagowania treści dokumentów

  • korespondencyjne –  sporządzenie  pisma  w odpowiednim terminie i odpowiedniej formie
  • redakcyjne – stosowanie  zdań pojedynczych
  • eliminowanie błędów językowych  (tautologia, pleonazm), rozróżnianie pojęć bliskobrzmiących fonetycznie, ale o innym znaczeni (np. forum, quorum)
  • gramatyczne tj. zachowanie odpowiednich form, unikanie trybu warunkowego, zgodność koncówek w zdaniach podrzędnie złożonych
  • ortograficzne - rozpoczynanie zdań dużą literą, rozróżnianie pisowni u-ó, rz-ż
  • stylistyczne – jasne, przejrzyste sformułowania, bez skomplikowanych terminów prawnych lub wtrętów obcojęzycznych
  • estetyczne – odpowiedni format, układ, kolor papieru i bardzo staranne wykonanie.

Analiza i zaspokojenie potrzeb czytającego dokument

  • główna myśl dokumentu oraz uwarunkowanie działań
  • kolejne sekwencje informacji –  zwięźle i jasno podane z zachowaniem hierarchii ważności
  • informacje podawane w małych cząstkach
  • użycie różnych typów informacji dla różnych osób
  • przyciągnięcie uwagi czytającego
  • modelowanie informacji – kształtowanie jej zgodnie z wymogami czytającego, ponieważ nadmiar informacji zniechęca do czytania

Kilka dobrych rad

  • zwyczaje obowiązujące w firmie (np. notatka w formie linearnej czy  tabelarycznej)
  • funkcje, jakie dokument ma pełnić
  • osobowość i styl działania szefa
  • weryfikowanie danych zamieszczanych w dokumencie
  • zachowanie obiektywizmu
  • zatwierdzenie treści, podpis osoby kompetentnej, dystrybucja, sposób dystrybucji notatki

 

Prowadzący

Halina Fuchsel

Ukończyła Wydział Prawa i Administracji na Uniwersytecie Warszawskim. Posiada tytuł doktora w zakresie zarządzania uzyskany w Instytucie Organizacji i Zarządzania „Orgmasz” w Warszawie, II stopień specjalizacji w zakresie przedmiotów ekonomicznych oraz certyfikat nauczyciela dyplomowanego i kurs trenerski na UW.

Kontakt

tel. 22 435 70 02, 504 243 881
szkolenia@arkconsulting.com.pl

Koszt uczestnictwa

Koszt uczestnictwa /netto/ 1 osoby:

750,-PLN
/Podana kwota jest kwotą netto, należy do niej doliczyć 23% podatku VAT. UWAGA: szkolenia finansowane ze środków publicznych nie są objęte podatkiem VAT/.

Koszt szkolenia obejmuje

certyfikat ukończenia szkolenia
materiały szkoleniowe
pełne wyżywienie
przerwy kawowe

Agenda szkolenia

Czas trwania

godz. 10.00-17.00

Miejsce

Warszawa

Rezerwacja udziału w szkoleniu

Nie możesz jeszcze przesłać oficjalnego zgłoszenia?

  • Zarezerwuj miejsce na szkoleniu bezkosztowo i bez zobowiązań.
  • Napisz do nas, podaj tytuł szkolenia, ilość miejsc, które chcesz zarezerwować, termin oraz Twoje dane kontaktowe na adres: szkolenia@arkconsulting.com.pl
  • Skontaktujemy się z Tobą na 10 dni przed szkoleniem - jeśli do tej pory nie otrzymamy oficjalnego zgłoszenia - aby potwierdzić Twój udział.