Dla kogo?
Szkolenie przeznaczone jest dla office managerów, kierowników administracyjnych, specjalistów ds. administracji oraz asystentek zarządzających biurem.
Cel szkolenia
Na szkoleniu omówione zostaną różne obszary zarządzania biurem. Przedstawione będą najnowsze metody, narzędzia, oraz dostępne rozwiązania, optymalizujące pracę biura oraz pozwalające zaoszczędzić czas i obniżyć koszty. Szkolenie prezentuje liczne przykłady rozwiązań wdrożonych w różnych przedsiębiorstwach, a także analizy case study. Spotkanie daje uczestnikom możliwość poznania rozwiązań z innych firm, a także efekt wymiany doświadczeń.
Na szkoleniu dowiesz się:
- jak skutecznie zarządzać procesami administracyjnymi w biurze
- jak koordynować pracę podległego zespołu
- jak zarządzać i organizować podróże służbowe dla pracowników
- jak zarządzać siecią telefonów stacjonarnych i komórkowych
- jak zarządzać flotą samochodową
- jak zarządzać zaopatrzeniem biura
- jak budżetować i zarządzać kosztami
- jak optymalizować koszty przesyłek pocztowych i kurierskich
- jak zorganizować nowoczesne biuro
Program szkolenia
Rola Office Managera
- Wpływ Office Managera na zmiany w biurze
- Metody zwiększające skuteczność pracy Office Managera
- Wielozadaniowość a optymalizacja pracy Office Managera
- Tajemnica sukcesu w pracy Office Managera
Organizacja podróży służbowych (bilety lotnicze, kolejowe, hotele, taxi)
- Modele i metody sprawnej organizacji podróży służbowych
- Nowoczesne narzędzia optymalizujące podróże służbowe
- Procedury i narzędzia ograniczające koszty podróży służbowych
- Redukcja kosztów przewozów taxi w firmie
Zarządzanie siecią telefonów stacjonarnych
- Narzędzia optymalizujące funkcjonowanie sieci telefonów stacjonarnych
- Nowoczesne rozwiązania usprawniające komunikację w firmie
- Metody znacznej redukcji kosztów telefonów stacjonarnych w firmie
Zarządzanie siecią telefonów komórkowych
- Narzędzia optymalizujące zarządzanie siecią telefonów komórkowych
- Metody sprawnego rozliczania kosztów połączeń komórkowych
- Zarządzanie kosztami telefonów komórkowych
Zarządzanie flotą samochodową
- Elementy organizacji floty samochodowej w firmie
- Polityka flotowa, regulamin, procedury użytkowania samochodów służbowych
- Leasing a wynajem długoterminowy – porównanie i omówienie istotnych kwestii
Zaopatrzenie biura (papier xero, art. biurowe i spożywcze, kawa, woda)
- Modele organizacji zamawiania artykułów biurowych
- Zarządzanie kosztami zaopatrzenia
Przesyłki kurierskie (lokalne, krajowe, zagraniczne)
- Narzędzia optymalizujące zamawianie przesyłek kurierskich
- Zarządzanie kosztami przesyłek kurierskich
Budżetowanie i zarządzanie kosztami
Zarządzanie Recepcją
- Wizerunek Recepcji
- Zasady zachowania na Recepcji
- Utrzymanie porządku na Recepcji
- Manual dla recepcji – co powinien zawierać
- Zarządzanie zespołem recepcyjnym
Nowoczesne biuro
- Kuchnia – jak utrzymać ład i porządek – przykłady rozwiązań
- Pokój xero – jak utrzymać ład i porządek – przykłady rozwiązań
- Nowoczesna powierzchnia biurowa – przykłady rozwiązań
- Activity Based Workplace – analiza case study