Archiwum firmowe - definicje, akty prawne, podstawowe pojęcia
-
Akta normatywne, procedury wewnętrzne
-
Etapy postępowania z dokumentami w biurze
-
Procedura obiegu dokumentów
-
Procedura archiwalna
-
Rodzaje dokumentacji w biurze i sposób postępowania z nimi
-
Podział dokumentów na kategorie archiwalne – materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna
-
Archiwum firmowe vs składnica akt
-
Czy moja firma wytwarza materiały archiwalne – nadzór archiwalny
Warunki, jakie powinno spełniać pomieszczenie, na przechowywanie dokumentów Niezbędne wyposażenie Oznaczenia regałów i półek Układ teczek i segregatorów w archiwum Układ teczek i segregatorów na półkach Elementy opisu segregatora/teczki Układ dokumentów w środku Porządkowanie materiałów wewnątrz Spis zdawczo-odbiorczy Ewidencja spisów-zdawczo-odbiorczych Ewidencja w archiwum teczek i segregatorów przekazanych przez pracowników Nadanie teczkom/segregatorom sygnatury archiwalnej Warunki udostępniania pracownikom dokumentów/wglądu do dokumentów znajdujących się w archiwum Ewidencja udostępniania dokumentów Wydzielenie dokumentacji przeznaczonej do brakowaniaSpis akt przeznaczonych do brakowania Wniosek i decyzja o brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej Brakowanie we własnym zakresie i poza firmą Protokół brakowania Zadania realizowane przez pracowników archiwum firmowego Planowanie pracy – kalendarz prac w archiwum zakładowym Poufność informacji Najczęściej występujące treści Układy treści (chronologiczny, tematyczny, kolorystyczny, dziesiętny) Opis teczek i segregatorów Układ dokumentów wewnątrz teczek wewnętrzny Paginowane Ewidencja dokumentów wewnątrz teczek Układ na regałach/w szafach Dostęp i poufnośćPomieszczenie archiwum firmowego
Przyjmowanie do archiwum dokumentów od pracowników, udostępnianie dokumentów
Brakowanie (niszczenie) dokumentów
Organizacja pracy w archiwum
Jak zorganizować czytelny system organizacji teczek/segregatorów i uporządkować dokumenty papierowe na własnym stanowisku pracy