DLA KOGO
Szkolenie skierowane jest do Asystentek/Asystentów na poziomie Executive/Personal:
- rozpoczynających pracę z osobą zarządzającą
- mających nieduże doświadczenie zawodowe w tym obszarze
CZEGO DOWIESZ SIĘ NA SZKOLENIU?
- jak współpracować oraz zapewniać komfort pracy osoby zarządzającej
- jak efektywniej wykorzystywać swój czas
- jak zarządzać pocztą e-mail w Outlooku - własną oraz osoby zarządzającej
- jak planować i zarządzać spotkaniami, w których bierze udział przełożona/przełożony
- jak przygotowywać najczęściej występujące typy pism w sekretariacie
- jak sporządzać notatki ze spotkań
- jak zarządzać przepływem informacji w sekretariacie
- jak monitorować rozmowy telefoniczne
- jak radzić sobie z trudnymi sytuacjami w pracy Asystentki
- jak pracują najlepsze Executive/Personal Assistants
PROGRAM
Współpraca i komunikacja z osobą zarządzającą
- ustalanie zasad współpracy w zespole Asystentka - osoba zarządzająca
- zasady budowania wzajemnego zaufania
- cykliczne spotkania z osobą zarządzającą - po co, jak często, co na nich omawiać
- jak zorganizować pracę kilku osób zarządzających
- pozyskiwanie informacji, zadawanie pytań
- zasady przekazywania i przyjmowania informacji
- polityka prywatności
Organizowanie i kontrola codziennych obowiązków, czyli jak zwiększyć własną efektywność?
- rutyna i rytuały w pracy Asystentki
- krzywa wydajności a Twoja efektywność w trakcie dnia pracy
- hierarchia ważności spraw, ustalanie priorytetów
- ustalanie dnia pracy
- ochrona własnego czasu
- ochrona czasu osoby zarządzającej
- natłok zadań, zadania skomplikowane - jak sobie radzić?
- prokrastynacja, czyli jak sobie radzić z odwlekaniem wykonania zadań (własnym i współpracowników)
Organizacja spotkań służbowych przełożonej/przełożonego - najlepsze praktyki
- podstawowe zasady umawiania spotkań
- jakie elementy powinno zawierać idealne zaproszenie na spotkanie
- przygotowanie przełożonego do spotkania, czyli jak zwiększyć efektywność podczas samego spotkania nie uczestnicząc w nim?
- organizacja spotkania
- agenda spotkania - co powinna zawierać
- savoir-vivre i obowiązki Asystentki podczas wizyty gości i klientów w biurze
- "minutki" - podstawowe zasady sporządzania notatek ze spotkań
- spotkanie zakończone i co dalej - obowiązki Asystentki
Monitorowanie rozmów telefonicznych
- formuła powitalna
- kolejność łączenia
- anonsowanie rozmów
- filtrowanie rozmów
- trudne sytuacje - jak sobie z nimi radzić?
- bank przydatnych zwrotów
Zarządzanie dokumentami w sekretariacie
- przyjmowanie korespondencji z recepcji/kancelarii skierowanej do osób zarządzających
- przyjmowanie korespodencji od współpracowników
- wstępna analiza, przygotowanie i przedkładanie dokumentów do dekretacji i podpisu
- podstawowe zasady przygotowywania pism w sekretariacie - sposoby zapisu poszczególnych elementów pisma (data, zwroty grzecznościowe itp.)
Poczta e-mail
- zarządzanie własną skrzynką email - sortowanie i filtrowanie e-maili /MS Outlook/
- zarządzanie skrzynką przełożonego
- zasady netykiety - pisania wiadomości e-mail
- przygotowywanie szablonów wiadomości e-mail
Programy i narzędzia przydatne w pracy Asystentki.
METODY SZKOLENIOWE
- praca na realnych sytuacjach uczestniczek
- dyskusje
- prezentacja
SZKOLENIE ODBYWA SIĘ W MAŁEJ GRUPIE - DO 10 OSÓB. Dzięki temu zapewnimy Ci podczas szkolenia komfort pracy, możliwość przepracowania Twoich oczekiwań oraz sytuacji, z którymi przyjdziesz na szkolenie.
JESTEŚ DOŚWIADCZONĄ ASYSTENTKĄ? POTRZEBUJESZ INNEGO SZKOLENIA?
SPRAWDŹ "Asystentka - Partner w Zarządzaniu. Myśl jak Szef.™"
Szkolenie możemy również przeprowadzić w formie zamkniętej w miejscu i czasie dla Państwa dogodnym.
Więcej informacji na temat szkolenia zamkniętego udzieli Państwu Agnieszka Korach, agnieszka.korach@arkconsulting.com.pl, 22 4357002.